Modèle de demande d`avance sur frais de déplacement

Lorsque le voyageur retourne, un rapprochement de l`avance de trésorerie de voyage est nécessaire pour déterminer comment les fonds ont été utilisés, et de déterminer le montant de l`excédent d`argent à retourner par le voyageur ou le montant des dépenses excédentaires à rembourser au voyageur. Les dépenses sont identifiées par catégorie (type de dépense), par date et par montant pour chaque destination unique. Le voyageur doit remplir l`un des deux formulaires de rapprochement des avances de fonds de voyage: moins d`une semaine (Voir l`échantillon) ou plus d`une semaine (Voir l`échantillon) ou remplir le formulaire standard de son ministère et le soumettre avec les reçus, en suivant les directives suivantes: l`interne Revenue Service (IRS) exige l`Université du Texas à Austin d`émettre des avances de trésorerie dans les exigences publiées dans IRS publication 463, voyage, divertissement, cadeau, et les frais de voiture. Pour obtenir des renseignements précis sur les avances de fonds, consultez la publication IRS 463, section 6, remboursements: plans comptables. Si l`avance de fonds de voyage est approuvée par la section des avances de fonds dans les services de paiement, un billet à ordre (Voir l`exemple de billet à ordre) est préparé par la section d`avance de caisse et doit être signé par l`employé de l`Université avant que le chèque d`avance de caisse soit libéré. Le billet à ordre indique l`acceptation par le voyageur des conditions d`avance de la caisse de voyage, qui comprennent la documentation suivante à la section des avances de fonds à la fin du voyage: deux méthodes de distribution sont disponibles pour les espèces de voyage Avances. Inclure une liste du personnel et des étudiants voyageant avec le programme et les détails des dépenses prévues du programme (le coût des voyages des étudiants et des voyages d`excursion, les frais de musée, etc.), qui doivent être détaillés, y compris les types, les emplacements et les montants. Les dépenses prévues du programme doivent être séparées des dépenses personnelles de l`employé important: tous les fonds requis pour le voyage doivent être demandés sur le formulaire de demande d`avance en espèces voyage formulaire de demande d`avance. * définir VP5s pour le remboursement ne doit pas être délivré après la fin du voyage.

Les dépenses dépassant le montant initial de l`avance en espèces seront remboursées par le guichet d`avances de fonds via un bon de paiement * DEFINE VP2. Les réconciliations sont dues par le voyageur au ministère dans les deux semaines suivant la date de fin de la période de voyage autorisée par la demande d`avance en espèces de voyage. Le ministère est tenu de soumettre le rapprochement entièrement approuvé, ainsi que tous les reçus exigés et tous les fonds inutilisés, au guichet de caisse de la section des voyages dans les trente jours suivant la date de fin du voyage. Remarque: si le voyageur n`effectue pas systématiquement de rapprochement avec le ministère dans les deux semaines suivant la fin du voyage, le voyageur peut être soumis à un refus pour les avances futures en espèces de voyage. Pour demander une avance de fonds pour les frais de voyage, remplissez le formulaire de demande d`avance de caisse de voyage et incluez le budget du voyageur, ainsi que les types et les montants prévus des dépenses pendant le voyage: cette section est utilisée pour demander l`approbation de réclamer plus que le per diem Tarif journalier autorisé pour l`hébergement.

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